Event-E-Mails

Individuelle Event-E-Mails erstellst du über die E-Mail-Übersicht oder den Bereich E-Mail-Versand in der Event-Übersicht bzw. im Event-Editor – z. B. Erinnerungen, Programm-Updates oder Hinweise vor dem Termin. Du kannst sie sofort versenden, für später planen oder zunächst nur als Vorlage speichern.

Die E-Mails gehen an Teilnehmer dieses Events. Platzhalter wie Event-Titel, Termin oder Teilnehmername werden beim Versand automatisch ersetzt.

Überblick

Die Seite ist in zwei Bereiche gegliedert:

Geplante E-Mails – Vorlagen mit festem Datum oder mit Versand einige Tage vor jedem Termin (oder bereits versendet)
Nicht geplante E-Mails – gespeicherte Vorlagen ohne Termin, die du später planen kannst

Jede Karte zeigt Template-Name, gerenderten Betreff, Status bzw. Sendedatum und Erstellungsdatum.

Ein Hinweis unten erinnert daran: Geplante E-Mails werden automatisch verarbeitet und an die gewählten Teilnehmer versendet. Gesendete E-Mails bleiben in der Liste gespeichert.

Geplante E-Mails

Pro geplanter E-Mail siehst du einen Status:

Geplant – Versand steht noch aus
Gesendet – E-Mail wurde versendet (keine weiteren Aktionen möglich)
Fehlgeschlagen – Versand ist fehlgeschlagen. Du kannst den Eintrag löschen

Aktionen je nach Status:

Vorschau anzeigen – E-Mail mit Beispieldaten im Dialog (immer verfügbar)
Bearbeiten – nur bei Status Geplant. Öffnet den Editor
Planung aufheben – nur bei Geplant. Entfernt den Termin, die Vorlage bleibt unter „Nicht geplante E-Mails“
Löschen – bei Geplant oder Fehlgeschlagen

Ist noch keine E-Mail geplant, erscheint ein leerer Zustand mit Button E-Mail erstellen.

Nicht geplante E-Mails

Vorlagen ohne Versandtermin erscheinen mit Badge Nicht geplant.

Aktionen:

Vorschau anzeigen
Bearbeiten – Inhalt und Versandeinstellungen im Editor ändern
E-Mail planen – Dialog mit festem Datum oder mit Tagen vor Beginn
Löschen – Vorlage endgültig entfernen

Neue E-Mail erstellen

Über Neue E-Mail erstellen (oben rechts oder im leeren Zustand) öffnest du den Event-E-Mail-Editor.

Beim ersten Anlegen ist eine Standardvorlage mit Event-Platzhaltern vorausgefüllt – Titel, Termin, Ort, Beschreibung und Kontakt der Organisation. Passe Name, Betreff, Beschreibung und HTML nach Bedarf an.

Nach Speichern kehrst du zur E-Mail-Liste zurück.

Editor und Vorschau

Der Editor ist in Bereiche gegliedert:

Einstellungen (links bzw. als Panel) – Template-Name, E-Mail-Betreff, Beschreibung, Versandmodus und Empfänger
HTML-Editor – Inhalt der E-Mail als HTML
Platzhalter – klickbar zum Kopieren/Einfügen (Event, Veranstaltungsort, Teilnehmer, Organisation)
Vorschau – Live-Ansicht mit echten Eventdaten und anpassbaren Vorschauwerten für Teilnehmer und Buchung

Über Vorschauwerte kannst du Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firma, Buchungsnummer und Buchungsstatus für die Vorschau setzen – Eventdaten kommen direkt aus dem aktuellen Event.

Unten: Abbrechen (zurück zur Liste) und Speichern.

Platzhalter nutzen die Syntax {{event.title}} bzw. bedingte Blöcke {{#variable}}…{{/variable}}. Teste Änderungen immer in der Vorschau.

Versand und Empfänger

Unter E-Mail Versand wählst du beim Speichern eine von drei Optionen:

Nur speichern – Vorlage anlegen oder aktualisieren, ohne Versand. Bestehende Planung wird entfernt, falls du eine geplante E-Mail bearbeitest und auf „Nur speichern“ wechselst.
Jetzt senden – nach dem Speichern sofort versenden
Später senden – danach wählst du, wie der Zeitpunkt bestimmt wird

Bei Später senden gibt es zwei Möglichkeiten:

Festes Datum – ein konkretes Datum und eine Uhrzeit in der Zukunft
Tage vor Beginn – X Kalendertage vor dem Start jedes Termins, zur gewählten Uhrzeit. 0 bedeutet am Tag des Beginns. Bei mehreren Terminen gilt derselbe Abstand für jeden Termin. In der Übersicht siehst du Beginn und Versandzeitpunkt je Termin.

Unter Empfänger legst du fest, wer die E-Mail erhält. Ohne Bedingung gehen „Jetzt senden“ und ein festes Datum an alle bestätigten Teilnehmer. Bei Tage vor Beginn und mehreren Terminen erhält jeder Termin nur die Teilnehmer dieses Termins.

Über Empfänger fügst du Bedingungen hinzu:

Buchungsstatus – nur Buchungen mit diesem Status, zum Beispiel Bestätigt oder Ausstehend
Offene Zahlungen – noch offen oder nur zum Teil bezahlt
Ein Termin – nur Teilnehmer dieses Termins

Ab der zweiten Bedingung wählst du Und oder Oder. Bei Und müssen alle Bedingungen zutreffen, bei Oder reicht eine.

Test-E-Mail

Im Editor kannst du über Test senden die aktuelle Vorlage an eine beliebige E-Mail-Adresse schicken – mit echten Eventdaten und deinen Vorschauwerten.

So prüfst du Layout und Platzhalter, bevor du an alle Teilnehmer sendest.

E-Mail aus der Liste planen

Für eine bereits gespeicherte, noch nicht geplante Vorlage: Kalender-Button E-Mail planen → Dialog E-Mail planen.

Auch dort wählst du Festes Datum oder Tage vor Beginn, inklusive Uhrzeit und bei Bedarf der Tage vor dem Termin. Danach erscheint die Vorlage unter Geplante E-Mails.

Unterschied zu System-E-Mails

Event-E-Mails in diesem Bereich sind frei gestaltbare Massen-E-Mails pro Event – nicht zu verwechseln mit:

System-E-Mails unter Einstellungen → E-Mails → E-Mail-Vorlagen – automatische Mails wie Buchungsbestätigung oder Storno (siehe E-Mail-Vorlagen)
Automatische Erinnerungen unter Einstellungen → E-Mails → Automatisierungen – Veranstaltungserinnerung und Zahlungserinnerung für die ganze Organisation, unabhängig von diesen Event-Mails (siehe E-Mails)
Event-Benachrichtigungen und buchungsbezogene Einstellungen im Event-Editor

SMTP und Versand

Diese Seite betrifft den Inhalt und die Planung der Event-E-Mails. SMTP-Server, Absender und Versandeinstellungen konfigurierst du unter Einstellungen → E-Mails – siehe E-Mails (SMTP).

Berechtigungen

Der Bereich ist für Nutzer mit Event-Zugriff sichtbar – analog zu anderen Event-Bereichen. Ohne Organisations-Vollzugriff nur für Events deiner zugewiesenen Provider.

Details zu Rollen findest du unter Rollen und Zugriffe.