E-Mail-Vorlagen

Unter Einstellungen → E-Mails, Akkordeon E-Mail-Vorlagen, passt du die HTML-E-Mails an, die Orbance automatisch versendet – z. B. Buchungsbestätigungen, Angebots- und Freigabe-Mails, Erinnerungen oder Ticket-Benachrichtigungen.

Jeder Provider kann eigene Vorlagen haben. Ohne Anpassung gelten die Plattform-Standardvorlagen.

Übersicht

Die Seite zeigt alle System-E-Mail-Vorlagen für den gewählten Provider in einer Tabelle. Oben siehst du eine Kurzstatistik: wie viele Vorlagen angepasst sind und ob Layout-Updates verfügbar sind.

Darüber liegen die allgemeinen Einstellungen mit dem Schalter Banner anzeigen. Er gilt für alle Standard-Mails und zeigt das Veranstaltungsbanner unter dem Logo, wenn eines hinterlegt ist.

Provider auswählen

Über die Dropdown-Liste wählst du den Provider, dessen E-Mail-Vorlagen du bearbeiten möchtest. Standardmäßig ist der Standard-Provider vorausgewählt.

Provider-Administratoren sehen nur ihre zugewiesenen Provider. Ohne Provider in der Liste fehlt dir die Berechtigung.

Vorlagenliste

Die Tabelle ist in Gruppen gegliedert:

Buchungen und Storno – Buchungsbestätigung, Stornobestätigung
Anfragen (Angebot) – Angebotsbestätigung, Angebot angenommen, Angebot abgelehnt, Angebot angenommen – Zahlung offen
Buchung mit Freigabe – Anfrage eingegangen – Freigabe ausstehend; Freigabe erhalten – Zahlung offen. Siehe Buchung mit Freigabe
Veranstaltungen – Veranstaltungserinnerung, Zahlungserinnerung, Zahlung fehlgeschlagen (bei Stripe)
Dokumente – Dokumentenbenachrichtigung (Rechnung/Angebot), Ticket-Verfügbarkeits-Mail, Zertifikatsbenachrichtigung
Warteliste – E-Mail bestätigen, Tickets verfügbar

Pro Zeile siehst du:

Status – Standard (Plattform-Vorlage) oder Angepasst (eigene HTML-Version gespeichert)
Layout-Update – Badge, wenn Orbance ein neues Standardlayout anbietet (deine Anpassungen bleiben aktiv, bis du übernimmst)
Zuletzt bearbeitet – Datum der letzten Speicherung (bei Standard: –)

Erinnerungsvorlagen

In der Gruppe Veranstaltungen liegen zwei Vorlagen. Sie gehen nur raus, wenn du die passende Automatisierung einschaltest. Den Zeitpunkt stellst du nicht in der Vorlage ein, sondern unter Einstellungen → E-Mails → Automatisierungen – siehe E-Mails.

Veranstaltungserinnerung – Hinweis an bestätigte Buchungen vor dem Event
Zahlungserinnerung – Hinweis an Buchungen mit Rechnung, Vorkasse oder einer anderen manuellen Zahlung, solange noch etwas offen ist. Die Vorlage nennt Betrag, Referenznummer und einen Link zur Buchung.

Ohne eigene Anpassung gilt der Plattform-Standard. Über Bearbeiten änderst du Betreff und HTML wie bei den anderen Vorlagen.

Aktionen pro Vorlage

Über das Menü (⋮) in der Spalte Aktionen:

Vorschau – E-Mail mit Beispieldaten im Dialog anzeigen
Bearbeiten – HTML-Editor für diese Vorlage öffnen
Neues Standardlayout übernehmen – nur bei verfügbarem Layout-Update. Es ersetzt deine HTML-Anpassungen durch das aktuelle Plattform-Layout

Vorlage bearbeiten

Im Editor bearbeitest du das HTML der E-Mail. Links siehst du verfügbare Platzhalter (z. B. für Event-Titel, Teilnehmername) – klicke darauf, um sie einzufügen.

Rechts erscheint eine Live-Vorschau mit Beispieldaten und Provider-Farben.

Unten findest du:

Abbrechen – zurück zur Liste ohne Speichern
Zurücksetzen – eigene Anpassungen löschen und wieder die Standardvorlage nutzen
Speichern – HTML für diesen Provider speichern

Ist ein neues Standardlayout verfügbar, erscheint im Editor ein Hinweis mit Button zum Übernehmen.

SMTP und Versand

Diese Seite betrifft den Inhalt der E-Mails. SMTP-Server und die automatischen Erinnerungen liegen auf derselben Seite unter Versand (SMTP) bzw. Automatisierungen – siehe E-Mails.

Berechtigungen

Zugriff haben Organisations-Administratoren, Superadministratoren, Eventmanager und Buchhalter sowie Provider-Administratoren und Provider-Eventmanager.