E-Mails

Unter Einstellungen → E-Mails steuerst du Versand, Vorlagen und automatische Erinnerungen der Organisation. Denselben SMTP-Dialog gibt es auch im Organisations-Setup.

Die Seite ist in Akkordeons aufgeteilt: Versand (SMTP), E-Mail-Vorlagen, Automatisierungen und Orbance-News.

Automatisierungen

Im Akkordeon Automatisierungen schaltest du Erinnerungen für die ganze Organisation ein. Beide sind standardmäßig aus. Den Text der Mails änderst du in den Vorlagen, Gruppe Veranstaltungen. Siehe E-Mail-Vorlagen.

Veranstaltungserinnerung automatisch senden schickt die Vorlage an alle bestätigten Buchungen veröffentlichter Events.

Tage vor dem Event: zum Beispiel 3 für eine Erinnerung drei Tage vorher (1 bis 90)
Uhrzeit: volle Stunde, Standard ist 9 Uhr

Die Mail geht nur an diesem Kalendertag raus. Wer erst danach bucht, bekommt sie nicht. Pro Buchung einmal.

Zahlungserinnerung automatisch senden gilt für bestätigte Buchungen mit Rechnung, Vorkasse oder einer anderen manuellen Zahlung, solange der Betrag noch offen oder nur zum Teil bezahlt ist.

Fällig nach (Tage): Kalendertage nach der Buchung. Standard ist 14. Das ist das Zahlungsziel für diese Erinnerung.
Tage vorher: wie viele Tage vor dieser Fälligkeit die Mail kommt. 0 sendet am Fälligkeitstag. Die Zahl muss kleiner sein als das Zahlungsziel.
Uhrzeit: volle Stunde, Standard ist 9 Uhr

Beispiel: Fällig nach 14 Tagen und 3 Tage vorher bedeutet, die Mail geht elf Tage nach der Buchung raus. Pro Buchung einmal, nur an diesem Tag. Ist die Buchung bis dahin bezahlt, wird nichts gesendet.

Bereich wählen

Oben wählst du den Bereich, für den die SMTP-Einstellungen gelten:

Organisation: Fallback für alle Provider ohne eigenes SMTP-Profil
Provider: nur für den gewählten Provider und hat Vorrang vor Organisationseinstellungen

Organisations-Administratoren sehen alle Provider. Provider-Administratoren sehen nur ihre zugewiesenen Provider.

Priorität beim Versand

Orbance wählt beim Versand automatisch die passende SMTP-Konfiguration:

Provider-Einstellungen, wenn für den betroffenen Provider ein aktives Profil existiert
Organisations-Einstellungen, wenn kein Provider-Profil aktiv ist
Orbance-Standard, wenn weder Provider noch Organisation ein aktives Profil haben

SMTP-Profile

Pro Bereich kannst du SMTP-Profile anlegen. In der Liste siehst du Host, Port, Benutzer, Absender und ob ein Profil Aktiv ist.

Über Bearbeiten passt du ein Profil an, über das Papierkorb-Symbol löschst du es. Mit Neue SMTP-Einstellungen bzw. Erste SMTP-Einstellungen erstellen legst du ein Profil an.

SMTP einrichten

Zuerst trägst du nur die wichtigsten Angaben ein. Port und Verschlüsselung wählt Orbance für dich.

Server-Adresse *: genau der Host aus den SMTP-Angaben eures Anbieters, z. B. mail.eure-domain.de oder smtp.gmail.com. Ohne https://, ohne Port in diesem Feld und ohne Pfad.
E-Mail-Adresse *: Absenderadresse. Wird auch als Benutzername genutzt.
Passwort *: SMTP- oder App-Passwort. Beim Bearbeiten leer lassen, um das bestehende Passwort zu behalten.

Danach auf Einrichten klicken. Orbance prüft nacheinander typische Varianten, zuerst SSL (Port 465), dann STARTTLS (Port 587) und weitere gängige Ports, und übernimmt, was funktioniert.

Testmail und Speichern

Wenn die Erkennung klappt, siehst du die gefundene Verbindung (Port und Modus). Optional kannst du einen Absendernamen setzen und eine Testmail an eine Adresse eurer Wahl senden. Die Testmail erscheint im Orbance-Design.

Mit Speichern wird das Profil übernommen und für den Versand genutzt. Pro Bereich (Organisation oder Provider) ist jeweils ein aktives Profil vorgesehen.

Ohne aktives eigenes Profil greift die nächste Prioritätsstufe (Organisation oder Orbance-Standard).

Wenn die Erkennung scheitert

Schlägt die automatische Prüfung fehl, erscheint eine verständliche Fehlermeldung (z. B. Timeout, Anmeldung, Server nicht gefunden).

Dann kannst du:

Port manuell festlegen und die Verbindung selbst testen
oder erneut automatisch prüfen

Hinweis: Manche Hoster erlauben SMTP nur aus dem eigenen Netz. Port 465 ist von außen oft blockiert, Port 587 funktioniert häufiger. Host und Zugangsdaten stehen in der Regel im Kundenportal unter „SMTP“, „E-Mail-Client“ oder „Server-Einstellungen“.

E-Mail-Inhalte

SMTP legt fest, wie E-Mails versendet werden. Was in der E-Mail steht, bearbeitest du im Akkordeon E-Mail-Vorlagen auf derselben Seite. Siehe Anleitung E-Mail-Vorlagen. Wann Veranstaltungs- und Zahlungserinnerung automatisch rausgehen, stellst du unter Automatisierungen ein.

Berechtigungen

Zugriff haben Organisations-Administratoren und Superadministratoren sowie Provider-Administratoren für ihre zugewiesenen Provider.