Buchung mit Angebot

Ablauf

Optional kannst du den Status selbst auf bestätigt setzen; dann zahlt der Kunde danach. Das ist nicht der Hauptweg – siehe unten.

Solange die Anfrage offen ist, kann sie abgelehnt werden. Läuft die Annahmefrist ab, wird sie storniert.

Unterschied zur Buchung mit Freigabe

• Buchung mit Angebot – mit Angebot. Annahme durch Teilnehmende oder Formular-Adresse; danach Zahlung und Rechnung. Veranstalter-Annahme nur optional.
• Buchung mit Freigabe – kein Angebot. Nur du gibst frei. Der Kunde kann die Anfrage nicht selbst annehmen. Details: Buchung mit Freigabe.

Anfrage im Ticketshop

Der Kunde wählt Tickets und schließt die Anfrage ab. Eine Zahlungsart gibt es in diesem Schritt nicht.

• Liegt der Betrag über 0 €, sieht er die Kosten und den Hinweis, dass bei der Annahme gezahlt wird.
• Die Plätze bleiben reserviert, solange die Anfrage offen ist.
• Die Mail Angebotsbestätigung geht sofort raus.
• Das Angebot wird erzeugt, wenn automatische Angebote für das Event an sind. Das PDF kommt mit der Dokumentenmail, nicht in der ersten Mail.

Eine kostenlose Anfrage läuft genauso, nur ohne spätere Zahlung.

Light-Bestätigung und Formular-E-Mail

Unter den Event-Optionen kannst du die Light-Buchungsbestätigung aktivieren. Nach dem Checkout sieht der Buchende nur eine kurze Bestätigung – nicht die volle Buchungsdetailseite.

Im Formular (Formular 2.0) kannst du E-Mail-Felder so konfigurieren, dass die Angebotsbestätigung auch oder nur an eine weitere Adresse geht (z. B. Vorgesetzte). So landet das Angebot zur Freigabe bei der freigebenden Person, während der Buchende bei Light-Bestätigung nicht direkt auf die Detailseite kommt.

Wie lange das Angebot gilt

Unter Shop & Buchung → Angebotsgültigkeit, nur bei Buchung mit Angebot und Formular 2.0.

• Kein Ablaufdatum – das Angebot hat kein eigenes Ende. Angenommen werden kann es bis 24 Stunden vor Beginn der frühesten gebuchten Session.
• Gültig für X Tage – ab dem Ausstellungsdatum. Beim Wechsel auf diesen Modus stehen 30 Tage.
• Festes Ablaufdatum – Datum und Uhrzeit, die du setzt.

In jedem Modus endet die Annahme spätestens 24 Stunden vor Beginn der frühesten gebuchten Session. Der Kunde sieht im Shop dieses frühere Ende, nicht ein Datum weit in der Zukunft.

Ist die Frist um, storniert Orbance die noch offene Anfrage und schickt die Stornobestätigung. Bei einem eigenen Ablaufdatum lautet der Grund „Angebot abgelaufen“. Liegt diese Session innerhalb von 24 Stunden, lautet er „Annahme nur bis 24 Stunden vor der gebuchten Session möglich“.

Teilnehmende oder Formular-Adresse nehmen an

Das passiert auf der Buchung im Ticketshop (oder über den Link in der Mail), solange die Anfrage offen ist. Bei einem Betrag über 0 € wird die Zahlungsart gewählt.

• Rechnung, Vorkasse oder eine andere manuelle Art – die Buchung ist sofort bestätigt. Die Rechnung wird erzeugt, auch wenn das Geld noch nicht da ist. Die Mail Angebot angenommen geht sofort raus.
• Karte oder PayPal – bestätigt wird erst nach erfolgreicher Zahlung. Schlägt sie fehl, bleibt die Anfrage offen und es kann erneut versucht werden.
• SEPA, Klarna, EPS, iDEAL, Bancontact – die Buchung wird bestätigt, die Tickets bleiben offen, bis das Geld eingeht. Die Mail Angebot angenommen geht erst dann raus.

Diese Mail ist die Bestätigung. Eine zusätzliche Buchungsbestätigung gibt es nicht.

Du nimmst an (optional)

Du kannst den Status in der Buchung auf bestätigt setzen. Eine Zahlung wird dabei nicht eingezogen. Im Dialog steht das, wenn die Anfrage noch offen ist, etwas zu zahlen ist und noch nicht bezahlt wurde.

• Buchung und Tickets werden bestätigt.
• Der Kunde bekommt einmal die Mail Angebot angenommen – Zahlung offen. Darin ist keine Zahlungsart vorausgewählt.
• Auf der Buchung im Ticketshop wählt er die Art und schließt die Zahlung ab.
• Die Mail Angebot angenommen kommt in diesem Fall nicht noch einmal, auch nicht nach der Zahlung.

Bei 0 € gibt es diese Mail nicht. Die Buchung ist mit dem Statuswechsel bestätigt.

Soll nur der Veranstalter entscheiden und kein Angebot erzeugt werden, nutze Buchung mit Freigabe.

Zahlung

Rechnung, Vorkasse und andere manuelle Arten bleiben offen, bis du die Zahlung erfasst oder der Kunde sie begleicht. Dafür gibt es die Zahlungserinnerung, wenn du sie unter E-Mails einschaltest.

Karte und PayPal sind mit der Bestätigung bezahlt. Kommt das Geld nicht an, entsteht keine bestätigte Zahlung.

Bei SEPA, Klarna, EPS, iDEAL und Bancontact kann die Bank die Zahlung später ablehnen, obwohl die Buchung schon bestätigt ist.

• Liegt das Event mehr als 7 Tage entfernt, bleiben 48 Stunden, um mit derselben Art noch einmal zu zahlen. Der Kunde bekommt die Mail Zahlung fehlgeschlagen.
• Liegt das Event näher, oder sind die 48 Stunden um, wird storniert. Der Grund in der Stornomail: „Die Zahlung ist leider fehlgeschlagen.“

Die Vorlage Zahlung fehlgeschlagen siehst du in den E-Mail-Vorlagen nur, wenn Stripe-Zahlungen für die Organisation aktiv sind.

Angebot und Rechnung

Voraussetzung ist das Dokumente-Add-on und die Einstellung am Event. Siehe Angebote und Rechnungen.

• Angebot – mit der Anfrage, auch bei 0 €, wenn automatische Angebote an sind.
• Rechnung – bei Rechnung, Vorkasse oder manueller Zahlung sofort mit der Bestätigung. Bei Online-Zahlung erst, wenn der Betrag bezahlt ist.

Die Nummer kommt aus dem Format in den Dokumente-Einstellungen. Das PDF folgt über die Dokumentenmail.

E-Mails

Die Texte liegen unter E-Mail-Vorlagen. Pro Buchung geht jede dieser Mails einmal raus.

• Angebotsbestätigung – direkt nach der Anfrage
• Angebot angenommen – Annahme durch Teilnehmende/Formular-Adresse und die Zahlung steht
• Angebot angenommen – Zahlung offen – du hast optional angenommen, die Zahlung fehlt noch
• Angebot abgelehnt – Ablehnung
• Dokumentenmail – PDF von Angebot oder Rechnung
• Zahlung fehlgeschlagen – verzögerte Zahlung abgelehnt, 48 Stunden Zeit
• Stornobestätigung – Frist abgelaufen oder die Zahlung ist endgültig fehlgeschlagen